ELABORAÇÃO DE PROPOSTA DE MELHORIA EM ROTINAS ADMINISTRATIVAS

CAPA

1. INTRODUÇÃO

1.1. Detalhamento da empresa

1.2. Caracterização do Problema (o quê?)

1.3. Objetivos (geral e específico) e Metas

1.4. Justificativa (por quê?)

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

3. DESENVOLVIMENTO

3.1. Métodos e Procedimentos (como?)

3.2. Custos do Projeto

3.3. Resultados obtidos e/ou esperados

4. CONCLUSÃO

5. REFERÊNCIAS

EXEMPLOS:

PROJETO DE MELHORIA DE UMA EMPRESA NO RAMO DE SUPERMERCADO

1.INTRODUÇÃO

O crescente nível de competição tem levado as organizações a desenvolverem estratégias que visam torná-las menos vulneráveis às mudanças que vêm ocorrendo nos ambientes externos e internos. O processo de globalização (financeiro, produtivo e comercial), leva a essas empresas encontrarem um processo de reestruturação, com o objetivo de manter a competitividade.

1.OS OBJETIVOS

1.1. Gerais

• Apresentar novos métodos e modelos para uma reorganização estrutural e organizacional de uma empresa do ramo de Supermercado.

1.2. Específicos

 Apresentar à empresa, ferramentas administrativas: organograma, Brainstorming e layout.

• Sugerir um programa de treinamento e aprimoramento dos colaboradores.
• Implantar um manual de normas da empresa.
• Propor a empresa a adotar programas de benefícios aos colaboradores.

1.3 Metas

A avaliação do cliente acontece a partir do uso do produto ou serviço. Pode variar de acordo com o tipo de produto ou serviço e, em alguns casos, é difícil de medir, devido à sua subjetividade. A percepção que o cliente possui de um produto pode ser bastante individual e a sua medição ocorre mais facilmente através de consultas diretas, geralmente através de questionários ou entrevistas.

1.4 JUSTIFICATIVA

Alguns exemplos de indicadores demonstram a dificuldade de medição:

• Satisfação com o uso do produto (depende de posições subjetivas);
• Cortesia no atendimento (tem variado grau de importância);
• Confiabilidade no serviço (é um item crítico, mas difícil de avaliar);
• Tempo de espera pelo produto (diz respeito à quando utilizá-lo);
• Número de reclamações (há diferentes tipos de reclamações);
• Número de clientes que optaram pelo concorrente (às vezes, porque a empresa saiu da área).

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

A fundamentação teórica consiste em embasar por meio das ideias de outros autores aspectos teóricos de sua pesquisa. De acordo com Mello (2006, p. 86), “a fundamentação teórica apresentada deve servir de base para a análise e interpretação dos dados coletados na fase de elaboração do relatório final. Dessa forma, os dados apresentados devem ser interpretados à luz das teorias existentes”.

CITAÇÃO SEGUINDO UM AUTOR E O CITANDO

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 

2.1 Estresse O termo “estresse” tem origem no latim, e foi utilizado primeiramente na física. Nesse campo de conhecimento significa o grau de deformidade que uma determinada estrutura sofre quando submetida a um esforço (FRANÇA & RODRIGUES, 1997). Contudo, a partir do século XVII o vocábulo passou a ser usado para designar adversidade ou aflição. Já no final do século XVIII, seu uso ganhou novo significado, passando a denotar força, pressão ou esforço exercidos sobre o organismo e mente dos indivíduos (ROSSI, 1994). 

2.1.1 Aspectos históricos do estresse Para Ballone (2005), o estresse pode ser considerado tão antigo quanto o próprio homem. Desde as eras primitivas, o ser humano enfrentava constantes situações de tensão, como intempéries do tempo, ataques de animais selvagens, lutas tribais, busca pelo alimento, ocupação do espaço geográfico, etc. Naquela época os ancestrais desenvolveram o mecanismo de estresse, que os ajudava a agir diante perigos concretos e próprios da luta pela sobrevivência

3. DESENVOLVIMENTO

• O plano de melhoria é um conjunto de ações que define sobre o quê, quem, quando e como executar cada etapa para se chegar a um objetivo definido.
• Todas as idéias devem ser expostas livremente sobre os problemas que são selecionados como os que afetam na qualidade da área analisada. Um ponto importante na abordagem é a seleção do problema para análise.

Uma das dificuldades que ocorre nesse processo de seleção é a distinção entre os problemas de qualidade e os fatores causadores desses problemas. (DE SOUZA, 2001).

Conforme Brocka (1994, p. 209)

O caminho para a melhoria da qualidade, baseado em diagnósticos rotineiros, passa pelo correto uso das ferramentas disponíveis. Antes de sua aplicação, deve-se dominar a técnica de uso das ferramentas e preparar previamente um sistema de indicadores que permita avaliar a efetividade de seu uso.

Durante a sessão de Brainstorming, a criatividade surgiu. Usamos questões para estimular o pensamento, tais como “Qual é o oposto do que nós queremos?”, “O que nossos concorrentes estão fazendo?”, “Que tal olhar para isso sob outra perspectiva?”, “Qual o nível da nossa necessidade de melhoria”, “Quais tem sido nossos desperdícios”, “Como controlar nossa lucratividade?” , “Quais são os setores problemáticos?”, “ Em que setor se encontram nosso maiores problemas e quais são?”.

3.3 RESULTADO OBTIDOS

Com o choque de idéias de Brainstorming separamos as questões mais problemáticas da empresa e classificamos entre: ACn: Ações Contrárias AFn: Ações Favoráveis .

1- Necessidade de Mudança no Layout do depósito (armazenamento das mercadorias)

AC1 – Produtos desorganizados e sem padrão para localização;

AF1 - Fazer um levantamento junto com os funcionários que trabalham no setor de todos os produtos

AF2 – Separá-los por classificação (Mercearia doce, mercearia salgada, mercearia seca, perecíveis).

AF3 – Elaborar um procedimento de recebimentos de mercadorias e armazenagem para todos os depósitos, ficarão padronizadas as tarefas desse determinado setor, facilitando também o treinamento de novos funcionários.

2- Dificuldade durante as reposições dos produtos e exposição em gôndolas

AC1 – Necessidade de organização e separação dos produtos.

AF1 – Reposição padronizada das mercadorias, observando datas de validade (produtos mais próximos a vencer a frente), marcas (marcas de maior rotação na loja expostas de uma forma mais visível) e preços (produtos mais caros na ultima prateleira).

AF2 – Exposição correta dos produtos, respeitando o layout da loja.

AC2 – Reclamações de Clientes quanto a localização de produtos na loja.

AF3 – Foi elaborado um painel para a entrada da loja indicando todos os setores e divisões, assim como banheiros, escritórios, bebedouros, padarias, açougue.

AF4 – Exposição de várias placas nomeando cada setor (corredor).

AC3 – Demora da localização do preço.

AF5 – Adaptação de consultor de preços a cada 5 m².

AF6 – Etiquetas padronizadas em cada frente de produtos.

AF7 – Criar uma rotina de conferencia, todo início do dia de trabalho, cada gôndola e seus respectivos preços.

3- Produtos sem cadastro no sistema de gerenciamento

AC1 - Produtos sem cadastro causam atraso no caixa e motivo de transtorno ao cliente.

AF1 – Assimilando a reposição dos produtos aos procedimentos de retirada de mercadorias do estoque (depósito), separando (recipientes)um item de cada no momento da conferência com a nota fiscal e o pedido, dando entrada no sistema com o cadastro desses itens, só depois desse procedimento levá-los para área de venda, ajudando também para os lançamentos das notas fiscais.

AF2 – Treinamento de Funcionários para executar as tarefas.

Layout

4 – Funcionários

AC1 – Alto índice de rotatividade de funcionários.

AF1 - Promover na empresa testes para cada função de uma forma organizada e sensata durante o processo seletivo de admissão, com o profissional adequado (psicólogos).

AF2 – Promover treinamentos periódicos dos funcionários de cada setor, incluindo treinamentos de segurança, e de procedimentos de cada área.

  Modelo de reação em cadeia de Deming

4-CONCLUSÃO

Concluímos que com o uso da ferramenta torna-se mais fácil a organização do projeto, conseguimos classificar, separar e solucionar os problemas de cada setor da empresa, visualizando os problemas mais críticos.

Depois da aplicação desse projeto de melhoria a empresa diminuirá custos com produtos que vencem, aumentando seu lucro, solucionará a alta rotatividade de funcionários, diminuirá o índice de reclamações dos clientes tornado-a assim mais competitiva e aproximando a JJ Varejo Ltda. de seus concorrentes mais fortes.

5- REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• Diagnostico da Qualidade Pina (1979, p.14/15/16).
• AGUIAR, Paulo Celso Gonçalves. Aplicação da metodologia, de análise e solução de problemas na célula lateral de uma linha de produção automotiva. 2004. 13p. Dissertação (Monografia) – Universidade de Taubaté, São Paulo, 2004.
• CARVALHO, M.M.; PALADINI, E.P. Gestão da qualidade: teoria e casos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.2-332p.
• MANTENEDORA, 2004. Disponível em: http://www.isecensa.com.br/mantenedora. Acesso em: 27 set. 2011.
• SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 2. ed. São Paulo, 2002.
• ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE SUPERMERCADOS. Disponível em:

<http://www.abrasnet.com.br> . Acesso em: 21 ago. 2011.

• ASSOCIAÇÃO DOS SUPERMERCADOS DE BRASÍLIA. Disponível em:

<http://www.asbra.com.br>. Acesso em 21 set. 2011.

• ROBLES JÚNIOR, Antônio. Custo da qualidade: uma estratégia para a competição global. São Paulo: Atlas, 1994.
• SUMITA, E.T. et al. A prevenção de perdas no pequeno e médio varejo supermercadista.
• São Paulo, 2003 47 p. Monografia (MBA/Varejo especialização em Administração)-FEA/USP.