APRENDIZAGEM PROFISSIONAL COMERCIAL EM SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS

PROFESSOR MARCOS DE OLIVEIRA

mafraorientador@gmail.com



Organizar e operacionalizar procedimentos de recepção

84 HORAS - 21 ENCONTROS HORÁRIO 13:30 ÀS 16:50

CONHECIMENTO PRÉVIO DOS ALUNOS
CHA

Organiza as atividades de recepção estabelecendo prioridades, conforme procedimentos e necessidades organizacionais;

Recebe, protocola, arquiva ou encaminha documentos, de acordo com os processos do trabalho.

Elaboração de documentos administrativos e comerciais

Conhecimentos

Estrutura organizacional e suas inter-relações: conceitos e elementos;

Tipos e funções de documentos: carta, circular, memorando, comunicado, e-mail, ofício, relatório, telegrama, fax, declaração, atestado, recibo, requerimento, aviso, convocação, pedido, nota fiscal, ordem de compra;

Significado de Estrutura organizacional

O que é Estrutura organizacional:

Estrutura organizacional é um conceito da área de administração e gestão de empresas. Trata da forma como a empresa é organizada em torno da divisão de atividades e recursos com fins de cumprir os objetivos da companhia.

Muitas vezes a estrutura organizacional é exemplificada com um organogramaidentificando a hierarquia e divisão em departamentos.

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ORGANOGRAMA

https://www.youtube.com/watch?v=Aj0m4p35z9E

DIFERENÇAS

Organograma é uma ilustração que representa a estrutura formal da empresa, como estão organizados os setores e como estão definidas as suas hierarquias.

Fluxograma é um conjunto de figuras pré definidas que representam todos os processos de uma empresa, desde a fabricação de um produto até os procedimentos a serem seguidos para resolução de um problema.

Mas as estruturas organizacionais vão além disto, e configuram um instrumento administrativo de grande utilidade para os gestores como forma de enxergar para onde estão indos os esforços e se todos convergem de acordo com o planejamento da empresa.

Existem dois tipos de estruturas organizacionais:

Estrutura organizacional formal

A estrutura organizacional formal é representada pelo organograma e segue estritamente as relações hierárquicas e por departamentos como previstas. Por exemplo: um documento criado pelo departamento de manutenção precisa ser validado pelo setor de projetos, aprovado pela gerência, ser apreciado pela secretaria executiva para então ser assinado pela diretoria. Se um destes elementos não o fizer, ou apresentar alterações, o processo para ou retrocede.

Um dos tipos de estrutura organizacional mais tradicionais e antigos advém deste modelo, que é a estrutura organizacional linear. É aquela que segue a hierarquia, da mais alta linha de comando até aqueles que apenas executam as ordens. O exemplo mais claro é o exército e suas linhas de comando.

As estruturas organizacionais formais ainda são divididas em:

• Funcional - a estrutura é montada pela função de cada departamento. Exemplo: Departamento de Marketing, Departamento Financeiro, e etc.
• Territorial - por regiões, no caso de empresas geograficamente espalhadas. Exemplo: Região Sul, Região Norte.
• Clientes - por públicos. Exemplo: Infantil e Masculino.
• Processos - Algumas indústrias que são divididas entre Montagem, Pintura, Acabamento, e etc.
• Projetos - Principalmente construtoras, que possuem projetos temporários e profissionais que atuam por projeto, e não continuamente na mesma função.
• Matriarcal - quando existem, hierarquicamente, dois departamentos a coordenar o trabalho de um.
• Mista - quando mistura-se dois ou mais tipos de estruturas para se adequar à realidade da empresa e/ou do mercado.

Estrutura organizacional informal

A estrutura organizacional informal não define o relacionamento entre as áreas da empresa, pressupondo uma ação mais natural entre os colaboradores.

Seguindo o mesmo exemplo da estrutura organizacional formal, o departamento de manutenção poderia mandar diretamente o documento para a diretoria, mas talvez fosse mais eficiente fazer isto pela equipe de projetos, sem passar pela gerência ou pela secretaria. Há mais agilidade em alguns passos, mas em compensação no caso de erros ou retrabalhos pode atrapalhar o andamento dos procedimentos. 

ATIVIDADE


ATIVIDADE


ATIVIDADE 02

• Presidência/Diretoria: Responsáveis pela definição das estratégiaas da organização e por todas as áreas inseridas nela, fazem parte do topo da pirâmide, as decisões realizadas pela diretoria possuem grande influência na organização, impactando principalmente no rumo e no alcance dos objetivos traçados para a ela;
• Gerência: É o elo de ligação entre o nível estratégico e o nível operacional, a gerência recebe as informações da diretoria e pulveriza aos responsáveis, para que coloquem em prática o que foi determinado, como também são os responsáveis em monitorar se a sua respectiva área está em conformidade com o que foi estrategicamente solicitado pela diretoria;
• Coordenação: Possui uma área ou um grupo de tarefas na sua responsabilidade em uma determinada área. ao qual recebe as informações da gerência  e pulveriza aos seus subordinados, definindo e objetivando a eficácia na operacionalização do setor;
• Supervisão: Responsável em monitorar a eficácia nas tarefas, objetivando que as metas de uma determinada tarefa ou área sejam alcançadas;
• Analista: Geralmente o analista é responsável por uma determinada tarefa ou por grupos de tarefas, há empresas em que o analista é responsável por uma determinada área, desenvolvendo também as funções de gerencia, coordenação e supervisão;
• Assistente: O assistente realiza uma atividade ou um conjunto de atividades, que compõem parte das tarefas realizadas pelos profissionais acima da sua posição na hierarquia, há empresas em que o assistente é responsável por um conjunto de tarefas em uma determinada área;
• Auxiliar: O auxiliar fornece suporte para todos na área, como também poderá ter um foco apenas em uma determinada atividade, geralmente ele possuí tarefas mais ligadas em fornecer suporte ao analista e assistente;
• Estagiário: O estagiário geralmente esta inserido na área ligada a sua formação acadêmica, ajudam muito a área em que estão, pois trazem novos conhecimentos que eles obtém da área acadêmica em que estudam, como também através do estágio, eles poderão desde já identificar a melhor área ou atividade que eles querem dar sequência para a sua carreira profissional;
• Aprendiz: Iniciando no mercado de trabalho, o jovem aprendiz realiza atividades de apoio para todos na área, são motivados para que conheçam a área em que estão, assim esse conhecimento obtido poderá colaborar na sua escolha para o seu desenvolvimento e busca na área em que pretende atuar para a sua formação profissional